| 002 | 002 |
Algumas empresas têm suas SIPAT’s já estruturadas (inclusive com verba específica para tal) e, com exceção das mudanças dos componentes da CIPA, a SIPAT já tem suas diretrizes pré-estabelecidas.
Para que uma SIPAT tenha sucesso é imprescindível que ela seja bem planejada. Vejamos alguns itens que não podem faltar na sua organização:
- Definir uma equipe para realização SIPAT;
- Escolher um coordenador da equipe;
- Atribuir tarefas para toda a equipe;
- Estabelecer cronograma de reuniões durante todo o período da atual gestão;
- Envolver todos os departamentos na realização da SIPAT desde o início;
- Registrar em ATA todas as reuniões;
Apesar de acontecer em apenas uma semana, engana-se quem pensa que é fácil fazer uma SIPAT. Muitas vezes as pessoas pensam que têm um ano até que o evento aconteça e acabam deixando tudo para a última hora. Daí a importância do cronograma de reuniões. É preciso definir as etapas de organização da SIPAT.
Outro aspecto importante a analisar é a questão dos custos de uma SIPAT. Obviamente que quem investe na organização da SIPAT, vai querer saber no que será gasto seu dinheiro e por isso mesmo este assunto deve ser discutido a fim de fornecer a previsão de gastos ao responsável pela aprovação e liberação da verba.
O sucesso ou não de uma SIPAT está atrelada à forma como ela foi planejada. É claro que não dá para fazer uma SIPAT só com a vontade. Tem outros fatores que pesam no resultado final tais como;
- Apoio da direção da empresa aos organizadores da SIPAT;
- Escolha de um bom tema;
- Disponibilidade da equipe para trabalhar;
- Investimento em prêmios, divulgação, palestras, brindes,etc.;
- Participação dos funcionários nos concursos;
- Motivação da equipe organizadora;
Se você quiser fazer uma SIPAT que tenha uma boa repercussão na empresa, defina claramente no seu cronograma de reuniões e os assuntos a serem tratados em cada uma delas.
Na parte I fiz uma introdução do que é uma SIPAT e também algumas considerações quanto ao seu planejamento.
Continuando com o assunto sobre as reuniões, vou sugerir alguns temas a serem discutidos.
VEJAM AS SUGESTÕES:
- Fazer o cronograma mensal das reuniões (sugiro que no mês que antecede à SIPAT, as reuniões sejam semanais);
- Os dias e horários das reuniões devem ser fixos (toda 1ª segunda-feira de cada mês à 13h00, por exemplo)
- Definir o tema para a SIPAT;
- Definir os concursos a serem realizados;
- Fazer um calendário para realização dos concursos;
- Fazer relação das premiações para cada concurso;
- Enviar ao responsável pela liberação da verba a relação dos prêmios e respectivos custos para sua apreciação e aprovação;
- Se tiver um concurso para escolha do logotipo da SIPAT, este deve ser o primeiro a ser realizado;
- Divulgar os concursos com antecedência para que todos possam participar;
- Escolher as palestras que serão apresentadas na SIPAT;
- Escolher um apresentador para SIPAT;
- Agendar as palestras antecipadamente junto aos palestrantes;
- Estabelecer um plano “B” para o caso da impossibilidade da realização de alguma palestra;
- Discutir como será a abertura da SIPAT;
- Elaborar o convite da SIPAT;
- Enviar convocação para os vencedores dos concursos;
Estas sugestões podem e devem ser complementadas com outros itens.
SUGESTÕES DE ATIVIDADES PARA A SIPAT
- Realização de concursos de logotipo, frases e paródias;
- Não diga alô! Diga SIPAT 2009! (divulgar antes);
- Apresentação de peça teatral sobre segurança do trabalho;
- Exposição de EPI’s;
- Exposição de projetos de segurança desenvolvidos pelos departamentos;
- Palestra sobre DST/AIDS;
- Palestra sobre qualidade vida dentro e fora da empresa;
- Palestra sobre prevenção de acidentes no lar;
- Palestra sobre o uso correto dos EPI’s e seus benefícios ao trabalhador;
São muitas as possibilidades de atividades na SIPAT. Listei apenas alguns itens. Inclusive muitas atividades podem ser desenvolvidas nos próprios ambientes de trabalho ou no restaurante, por exemplo.
Chegamos à reta final da organização da SIPAT. Falta apenas uma semana e tudo parece estar de acordo. Será? É melhor não dar sopa ao azar. Vamos elaborar (a)uma lista de tudo que será necessário nos dias de realização da SIPAT (b) um cronograma de dias e horários com os respectivos eventos.
Lista de serviços para o dia-a-dia da SIPAT
- Preparar o auditório (local) da realização da SIPAT;
- Verificar bebedouros (Tem? É suficiente? Precisa de copos?)
- Verificar sanitários (materiais de higiene e limpeza);
- Limpeza do recinto;
- Comes e bebes (se houver);
- Água para palestrantes;
- Reservar lugar no auditório para alguma autoridade;
- Conferir equipamentos de áudio e vídeo (em duplicata);
- Conferir lista de premiações e respectivos prêmios;
- Verificar os brindes que serão sorteados no dia;
- Máquina fotográfica para registrar o evento;
- Pilha (ou bateria) reserva para a máquina;
Estes são alguns itens a serem verificados, eventualmente podem existir outros dependendo, por exemplo, do local da realização da SIPAT. Se for um local com muitas janelas é aconselhável escurecê-las para facilitar o uso dos recursos visuais.
Como elaborar um cronograma diário.
Este cronograma será detalhado em hora/acontecimento, ou seja, toda a programação da SIPAT será contemplada no cronograma. Desde a abertura, palavra do presidente da CIPA, palavra da Diretoria (lembre-se que é muito importante que alguém do alto escalão faça esse discurso na abertura e no encerramento), palestras, sorteios, premiações, apresentação de paródias, apresentação de teatro, tempo de preparo de equipamentos de palco; enfim, tudo que fizer parte da SIPAT tem que estar no cronograma.
Um cronograma bem feito previne qualquer tipo de falha que porventura possa acontecer. Por exemplo: você planejou 10 minutos para a palavra do diretor e ele acaba fazendo um discurso de meia hora. Isso obviamente empurra toda a programação vinte minutos para frente. Então qual é a solução? Quando não se tem certeza da duração do acontecimento, acrescente um tempo a mais. É mais fácil consumir um tempo vago com um plano “B”até a próxima atração, do que arranjar tempo que não foi planejado.
Preparei um modelo de cronograma e disponibilizei para download. Por se tratar de uma tabela, fica difícil postar neste espaço. Baixe o modelo e acrescente o que você achar que precisa. Ou retire aquilo que não serve para você.
Acredito que com esse artigo, planejar uma SIPAT deixe de ser um bicho de sete cabeças para os marinheiros de primeira viagem. Normalmente durante os cursos para técnicos de segurança, a realização de uma SIPAT pelo grupo, faz parte das atividades extras, porém nem sempre é possível todos acompanharem o processo de elaboração e execução da SIPAT em detalhes.
Tudo que vimos neste artigo é fruto de minha experiência na organização desse evento que coroa o trabalho de um ano de Gestão da CIPA. Não é a toa que as SIPAT’s são sempre realizadas no final da gestão. Portanto, para encerrar com chave de ouro faça a melhor SIPAT que você puder. Com certeza, com muita dedicação e planejamento será um evento que ficará marcado na empresa e todo o esforço da equipe será recompensado no final, com a certeza do dever cumprido.
| 003 | 003 |
Postar um comentário